Tính số lượng khay, giỏ và đồ tre cho một dự án nhà hàng không nên chỉ lấy số bàn nhân với một con số cố định. Nhà hàng còn có quầy, khu buffet, khu phục vụ, kho dự phòng và những thời điểm cao điểm cần xoay vòng vật dụng. Một cách tính sát thực tế sẽ giúp dự án tránh thiếu hàng khi vận hành nhưng cũng không chôn quá nhiều vốn trong kho.
Bắt đầu bằng sơ đồ vận hành
Trước khi đếm sản phẩm, hãy vẽ sơ đồ đơn giản của nhà hàng: số bàn, số ghế, quầy bar, khu buffet, bếp, lối phục vụ và nơi lưu kho. Mỗi khu có nhu cầu khác nhau. Khay phục vụ đồ uống cần xoay vòng liên tục; giỏ bánh trên bàn có thể ít hơn nhưng phải được thay khi vệ sinh; khay buffet cần đủ để thay nhanh khi đông khách.
Đừng bỏ qua ca cao điểm. Một số nhà hàng có lượng khách tăng mạnh vào cuối tuần hoặc buổi tối. Nếu tất cả khay đều đang được dùng, nhân viên sẽ phải chờ khay quay về khu rửa. Số lượng dự phòng nên được tính dựa trên thời gian rửa, làm khô và đưa lại vào phục vụ.
Công thức cơ bản theo từng nhóm sản phẩm
Với khay phục vụ, có thể bắt đầu từ số lượt phục vụ trong giờ cao điểm, thời gian một vòng quay và số khay cần cho một lượt. Với giỏ hoặc khay đặt cố định trên bàn, số lượng thường dựa trên số bàn đang hoạt động cộng phần dự phòng. Với đồ dùng ở quầy, cần tính theo số khu vực và tần suất thay.
Một cách dễ áp dụng là chia thành ba nhóm: số lượng đang dùng, số lượng đang vệ sinh và số lượng dự phòng. Nếu một khay mất thời gian lâu mới quay lại bàn phục vụ, phần dự phòng phải cao hơn. Ngược lại, vật dụng ít dùng hoặc dễ thay có thể giữ mức dự phòng gọn hơn.
Tính riêng cho khu buffet và quầy phục vụ
Khu buffet thường cần nhiều giỏ bánh, khay đựng dụng cụ, khay thay món và đồ phụ trợ. Số lượng không chỉ phụ thuộc số món trên quầy mà còn phụ thuộc thời gian thay khay, cách nhân viên di chuyển và việc có khu dự phòng gần đó hay không.
Quầy bar có thể cần khay nhỏ cho đồ uống, giỏ đựng phụ kiện và khay gom ly. Những vật dụng này nên có kích thước phù hợp với mặt quầy và xe đẩy. Nếu một mẫu khay được dùng cho quá nhiều công việc, lúc cao điểm nhà hàng dễ bị thiếu ở khu quan trọng nhất.
Phần dự phòng nên được tính thế nào?
Không có một tỷ lệ dự phòng đúng cho mọi dự án. Nhà hàng mới có thể bắt đầu bằng cách theo dõi một tuần vận hành thử, ghi nhận số lần thiếu khay, thời gian chờ và số sản phẩm cần thay. Dữ liệu này thực tế hơn việc chọn một tỷ lệ cố định ngay từ đầu.
Với dự án khai trương, nên có mẫu dự phòng cho các sản phẩm dễ trầy, dễ vỡ hoặc dùng liên tục. Với giỏ và khay đặt cố định, dự phòng có thể chia theo từng khu thay vì để một kho chung. Cách chia này giúp nhân viên biết hàng dự phòng ở đâu và tránh tình trạng có hàng nhưng không tìm thấy lúc cần.
Kiểm kê, đóng gói và giao theo giai đoạn
Trước khi nhận hàng, nên lập danh sách theo mã hoặc tên quy cách: khay phục vụ nhỏ, khay lớn, giỏ bánh, giỏ đựng đồ, khay buffet. Mỗi nhóm cần có kích thước và tiêu chuẩn riêng. Khi giao nhiều đợt, danh sách này giúp đối chiếu nhanh và hạn chế nhầm sản phẩm.
Đồ tre cần được đóng gói tránh va đập và ép méo. Khay xếp chồng nên có lớp ngăn phù hợp; giỏ có quai cần được giữ form. Sau khi nhận, nhà hàng nên đưa một phần vào vận hành thử trước khi mở toàn bộ kho, để phát hiện sớm lỗi về kích thước hoặc độ chắc.
Checklist tính số lượng cho một dự án
- Đếm số bàn, trạm phục vụ và khu vực cần đồ tre.
- Ghi số lượt phục vụ và thời gian quay vòng của từng nhóm.
- Tách số đang dùng, đang vệ sinh và dự phòng.
- Thử với mẫu thật trong ca cao điểm.
- Chốt quy cách, sai số và tiêu chuẩn kiểm hàng.
- Lập kế hoạch giao, lưu kho và đặt bổ sung.
Quý đối tác nên mời cả quản lý nhà hàng, bếp, buồng rửa và kho tham gia chốt số lượng. Mỗi bộ phận nhìn thấy một rủi ro khác nhau. Khi các điểm đó được đưa vào bảng tính, dự án sẽ ít phải mua bổ sung gấp hoặc để dư sản phẩm không dùng đến.
Câu hỏi thường gặp
Có thể tính số lượng chỉ theo số bàn không?
Không nên. Cần tính thêm khu buffet, quầy, vòng quay vệ sinh, ca cao điểm và lượng dự phòng.
Nên dự phòng bao nhiêu sản phẩm?
Phụ thuộc tần suất sử dụng và thời gian quay vòng. Tốt nhất nên thử trong vận hành rồi điều chỉnh theo dữ liệu thực tế.
Có nên giao toàn bộ hàng một lần?
Tùy tiến độ dự án và kho. Giao theo nhóm quy cách hoặc theo khu vực có thể dễ kiểm soát hơn.
Kết luận
Tính số lượng khay, giỏ và đồ tre cho nhà hàng là bài toán vận hành, không chỉ là bài toán mua sắm. Khi dựa trên sơ đồ khu vực, tần suất sử dụng, vòng quay vệ sinh và phần dự phòng, chủ đầu tư sẽ có số lượng đủ dùng, dễ kiểm kê và phù hợp hơn với ngân sách dự án.